1.12.2017

Sata ja yksi ongelmaa ja kuinka ne hoidetaan

Tämä viikko on mennyt 12-tuntisten päivien kourissa, sillä olen ollut päävastuussa kahdesta isosta tapahtumasta samalla viikolla. Maanantaista torstaihin Perthissä pidettiin IOI:n eli oikeusasiamiesten kansainvälisen instituutin aluekonferenssi, kutsuttuina olivat kaikki Australia-Pacific-alueen oikeusasiamiesten toimistot eli jokainen Australian osavaltio, Australian kansallinen oikeusasiamies, Uusi-Seelanti, Hong Kong, Taiwan sekä kaikki Tyynenmeren saaret, joilla on oikeusasiamies.

Käsittääkseni myös muita Aasian valtioita kuuluu alueeseemme, mutta aivan kaikki eivät paikalle päässeet. Olen järjestellyt tapahtumaa neljä kuukautta vain yhden kollegan kanssa pomon valvovan silmän alla ja voin sanoa, että olo on sekä innostunut että huojentunut nyt, kun nelipäiväinen tapahtuma on ohi. Onneksi itse konferenssiin saimme kymmenpäisen tiimin, koska kahdestaan tai kolmestaan olisi levinnyt käsiin.

Huomenna lauantaina juhlitaan Perthissä Suomi100-juhlia, joiden pääjärjestäjä myöskin olen. Kun juhlien järjestely alkoi, en tiennyt, että samalle viikolle sattuu myös tuo kv-konferenssi. Jos en unissanikin muista, miten laaditaan ja hoidetaan ison tapahtuman budjetti, ohjelma, järjestelyt, catering, turvallisuus, aikataulu, puhujajärjestelyt, majoitus, lennot jne jne, niin silloin on taju kankaalla jo pahemman kerran.

Tulen todennäköisesti muistamaan myös konferenssin osallistujalistan ulkoa etu- ja takaperin, sen verran monta kertaa jouduimme syynäämään, että kaikki oikeat henkilöt ovat oikeissa tapahtumissa ja busseissa oikeaan aikaan ja kaikkien tittelit ja toimistojen nimet on kirjoitettu oikein, mukaanlukien vieraskieliset. Kiinan- ja polynesiankielisten nimien lausumista on joutunut jonkun verran hiomaan!

Minulla on töissä tiukka confidentiality – eli salassapito/luottamussopimus, eli en voi paljoa kertoa järjestelyistä tai sisällöstä. Sen verran voin kuitenkin mainita, että onneksi kaikki sujui putkeen tai pikemminkin ehdimme sammuttaa kaikki alkavat tulipalot ennenkuin ne pääsivät leviämään. Kuten nämä:

  • Joku valopää yrittää tunkea konferenssihuoneeseen lainaamaan tuoleja, kun kuvernööri pitää puhetta ja kuvernöörin protokollan mukaan hänen puheensa aikana ei saa tulla sisään.
  • Joku toinen valopää kuvittelee varanneensa juuri sen huoneen kokoukselleen, jonka me olemme buukanneet 4kk aiemmin cateringille.
  • Yksi työntekijä päättää lähteä kesken päivän kotiin kellekään ilmoittamatta, koska ei mielestään ole riittävän työllistetty.
  • Yksi ulkopuolinen työntekijä ilmaantuu paikalle verkkareissa, on unohtanut työvaatteet ja joutuu juoksemaan kauppaan ostamaan jotain sopivaa. 
  • Yhden konferenssivieraan lento pitää äkkiä aikaistaa kotona sattuneen hätätapauksen vuoksi.
  • Bussi ei mahdu kääntymään kohteeseen, vaan jää hinkuttamaan tienristeykseen kolaten reunakivien ja puskien päältä, höykyttäen vieraat kuin kivipellossa. 
  • Yksi työtekijä sairastuu kesken cateringing hoitamisen, muttei suostu lähtemään kotiin vaan makaa pimeässä nurkassa sen aikaa, kun muut hoitavat.

Vinkkinä: jos ikinä järjestät isoa tapahtumaa, varaa riittävästi ihmisiä tiimiin. Se määrä, jonka luulit tarvitsevasi, ei riitä kaikkien yllättävien ongelmien ja konferenssivieraiden huolien ratkomiseen. Lisäksi osaava henkilökunta tietenkin näyttää ja kuulostaa kaikissa tilanteissa siltä, ettei mikään ole ongelma, mikään ei ärsytä eikä yhtään väsytä. Propsit kaikille hospitality-alalla työskenteleville. En tajua, miten jaksatte hymy huulillla joka päivä, viikko, kuukausi ja vuosi. Ei ole läheskään niin helppoa kuin miltä näyttää!

Seuraava tulikaste ja koetinkivi on huomenna, kun emännöin 170 vierasta Suomi100-juhlissa. Check listejä on tehty monta erilaista ja toivon mukaan mitään ei unohdu, räjähdä, kaadu eikä mene pieleen. Kirjoitan juhlista, kunhan ne on toivottavan onnistuneesti pidetty. Onnea matkaan itselleni :D
Yllä ja alla: konferenssin pitopaikka, 140 William. Muuten hyvä, mutta taloon sisäänpääsy on niin sekavaa, että jouduimme parkkeeraamaan yhden henkilökunnan jäsenen kadulle viittoilemaan kaikki sisään.


Länsi-Australian osavaltion parlamenttitalo. Osa tapahtumistamme oli täällä. Tulipahan nähtyä eduskuntatalo ensimmäistä kertaa sisältäpäin.

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti

Kiitos kommentistasi! Julkaisen sen heti tarkistuksen jälkeen!