26.1.2014

Aussien ohjesääntöuskonto

Tänään on Australia Day, iso juhlapäivä ympäri maan ja erityisesti täällä Perthissä, jossa perinteisesti nähdään koko maan näyttävimmät ilotulitukset 'Straya Dayn' - kuten paikalliset leikkisesti ääntävät - iltana. Juhla on tavallaan itsenäisyyspäivän korvike, sillä teknisesti ottaen Australia ei ole itsenäinen, vaan Iso-Britannian hallinnon osa. Epäitsenäisyys ei kylläkään missään näy arkipäivän elämässä, sillä Australialla on oma itsenäinen eduskunta ja hallitus, mukaanlukien kaikki omat tavat ja päätökset hoitaa yhteiset asiat kuten koulutus, terveydenhoito, puolustusvoimat, rajavartiosto, liikenneinfra ja niin päin pois.

Olen jo kahdesti aiemmin kirjoittanut Australia Dayn vietosta (2012 ja 2013), joten ei tänään tästä enempää. Sen sijaan seuraa pohdiskelua Australian ja Suomen välisistä kulttuurieroista. Ykkösjuttu, jonka täällä oppii työelämässä tosi äkkiä, on aussien ohjesääntöuskonto, eli joka ikiseen asiaan on olemassa Virallinen Ohje, jota myös odotetaan noudatettavan.

En osaa sanoa, onko tämä yhtä näkyvä piirre yksityisissä pikkufirmoissa kuin julkissektorilla ja isoissa yrityksissä sekä myöskin kaivosalalla, jossa etenkin turvallisuussäännöt ovat jokapäiväinen mantra. On itse asiassa aika ristiriitaista, että no worries - maassa ollaankin yhtäkkiä tiukkoja tekemisen säännöistä. Muuten kun otetaan lunkisti, ei stressata turhista ja annetaan naapurin elää omalla tavallaan, vaikka se poikkeaisikin minun tavastani.

Ohjesäännöistä tykätään muuallakin kuin työelämässä, ja esimerkiksi kerrostalojen järjestyssääntöjä odotetaan noudatettavan orjallisesti. Meille tuli oikein varoituskirje kotiin siitä rikkeestä, että kehtasimme kuivata pyykkejä parvekkeella, vaikka järjestyssääntö kieltää kaiken, mikä rikkoo "yhtenäistä julkisivua". Pyykkien liehuminen kuivaustelineellä ilmeisesti saa talomme näyttämään mustalaisleiriltä tai kehitysmaalaiselta, joten se oli nounou ja pyykit sisään heti. Sama sääntö muuten koskee veneilyä täällä. Satamassa/laiturissa ei ole sallittua ripustaa pyykkejä purjeveneensä kannelle kuivumaan. Ärsyttää aussisilmää moinen.

Kaivosalalta kuulee myös kaikenlaisia kauhutarinoita siitä, miten pitkälle sääntöjen laatiminen voidaan viedä. Turvallisuuden takaamisen nimissä jokainen teko on tarkkaan säännöstelty, ja jos sääntöjä rikkoo, edessä voi olla potkut. En tiedä, liekö tämä tarina totta, mutta kuulemma yksi täkäläisistä kaivosjäteistä vaatii työntekijöitään käyttämään puuvillahanskoja kopiokonetta käyttäessään. Muuten voi tulla paperiviilto sormeen. Kamalaa, miten siitäkin selvittäisiin?

Yliampuvasta nillityksestä huolimatta nyt kun asiaan on tottunut, tuntuu itse asiassa kummalliselta, että suomalaisella työpaikalla touhuillaan hommat omaan malliin ja kukin oman ymmärryksen, tulkinnan ja kykyjen mukaan. Täällä ohjesäännön tarkoitus on yksinkertainen:

1) se takaa, että jokainen tietää perusaskeleet ja -vaiheet työtehtävän suorittamiseen, 2) se varmistaa, että jokainen tekee saman homman (vaikkapa lääkkeiden annostelun tai raportin kirjoittamisen) samalla tavalla, eli kaikkien työpanos ja -tulos on vertailukelpoinen, 3) sijainen/uusi aloittaja on helpompaa perehdyttää ja jokainen saa samat tiedot, koska ne katsotaan aina samasta opuksesta eikä nojata jonkun henkilökohtaiseen muistiin ja tulkintaan, ja 4) sen tarkoitus on minimoida human error eli inhimilliset virheet, ja jos virheitä sattuu, virheen alkuperäinen syy jäljitetään helpommin. Johtuiko moka siitä, että henkilö ei lukenut tai noudattanut ohjetta, vai siitä, että ohje oli typerä tai vajavainen? Jos ohje oli typerä, työntekijää ei pidetä syyllisenä, koska ohjeen laatija ei ollut ottanut tilannetta x huomioon.

Omalla työpaikallani tämä ohjesääntöjen valta korostuu, koska oma työnkuvani on kirjaimellisesti käydä läpi toisten ohjesääntöjä ja arvioida, ovatko ne ajan tasalla, täyttävätkö ne tehtävänsä, ja noudatetaanko niitä. Tarkemmin sanoen luen päivätolkulla auditoijien/asiantuntijoiden näkemyksiä siitä, onko (vesi-, sähkö-, tai kaasu)laitoksen ohjesääntö ajantasainen, turvallisuutta edistävä ja käytännön toimintaa ohjaava, ja jos ei, mitä siinä pitäisi muuttaa tai päivittää. Sitten raportoin nämä tiedot omien suositusteni ryydittämänä asiasta vastuussa olevalle ministerille.

Meillä on luonnollisesti ohjesääntö (guidelines) laitosten ohjesääntöjen arviointiin, ja lisäksi erillinen ohjesääntö (protocol) oman työn yleiseen suorittamiseen (eli miten kukin projekti etenee). Työssäni liikun kuin laatikkojonossa laatikosta seuraavaan astuen, ja jokaiseen laatikkoon (tai pikemminkin tietokantaan) pitää jäädä oikeanlaiset paperit todistamaan, että tämä vaihe on tehty ja se on tehty oikein. Kun homma on ohi, on aika palata laatikkojonon alkuun ja toistaa prosessi seuraavan raportin kanssa. Ja taas. Transparency, accountability and documentation (läpinäkyvyys, tilivelvollisuus ja tallentaminen) siinäpä mantramme.

Läpinäkyvyys siksi, että kenen tahansa pitää pystyä seuraamaan, mitä on tehty ja miksi. Tilivelvollisuus siksi, että tiedetään, kuka teki minkäkin vaiheen ja miksi. Ja tallentaminen tietenkin siksi, että nämä kaksi ensimmäistä voidaan varmistaa muualtakin kuin muistin hatarista syövereistä. Kun uusi aloittaja - tai valtion auditoija joka tarkistaa kaikki tekemisemme kerran vuodessa - käy läpi viisi vuotta sitten tehtyä projektia, on siitä pystyttävä ymmärtämään papereiden perusteella kaikki olennainen, vaikkei voisi keltään kysyä.

Tietenkin ohjesääntöjen laatiminen ja niiden päivittäminen vie aikaa, mutta aussien mielestä ajankäyttö tähän on selvästikin pienempi haitta kuin se, että jokainen temmeltää omin päin. Maassa, jossa työntekijöitä on lähestulkoon jokaisesta maapallon maasta ja kulttuurista, selkeät yhteiset pelisäännöt ovatkin jotakuinkin välttämättömyys.

Vaikka äkkiseltään voisi kuvitella, että tällainen laatikosta laatikkoon - systeemi tyhmentää ja vie ihmiseltä oman päätösvallan, itse arvostan täkäläistä selkeää raamitusta, miten toimitaan ja miksi. Ohjeet eivät muutu siitä riippuen, keneltä kysyy, ja vastuualueet ja komentoketjut ovat selkeät, niitä ei voi vältellä eikä vaihtoehtoisesti kahmia muilta. Ihmetyttää ihan, että miten paluuni suomalaiseen työelämään onnistuisi, kun on tottunut ja ottautunut täkäläiseen malliin.

Suomessa on monessa suhteessa ihan tyhjän päällä, asiat ovat tulkinnanvaraisia, ja se, kuka on vastuussa, riippuu siitä, keneltä kysytään. Etenkin epäonnistuneet projektit ja työtehtävät on helppo työntää jonkun toisen harteille ja syyllistää alaisia/kollegoja, tai ainakin jokainen muistaa eri tavalla, mitä sovittiin ja mitä kenenkin kuului tehdä. Jos sääntöjä jossain on, niitä käytetään lähinnä tekosyynä sanoa ei (esim. virastossa tai pankissa asiakkaalle). Ohjesääntö ja byrokratia ovat kuitenkin kaksi eri asiaa. Ohjesääntö on käyttöohje, joka kertoo, miten tehdään. Byrokratia lähinnä estää tekemästä: jotta y, on oltava x, mutta x ei voi tapahtua ilman y:tä. Ikiliikkuja on valmis.
Asterixin mahdoton tehtävä, taklata byrokratia, elokuvassa Asterix valloittaa Rooman.

2 kommenttia:

  1. Ei työntekijöitten ohjeistus aina mene ihan nappiin. Ystäväni Melbournessa joutui neuvomaan asiakaspalvelijaa verovirastossa, joka antoi ensin viisi väärää ohjeistusta. Ja toisaalta toisinaan menee vähän överiksi. Sama ystäväni joutui soittamaan vesilaitokselle karhulaskusta, jota perittiin vaikkei sitä alkuperäistä laskua ollut koskaan tullutkaan. Asiakaspalvelija ei voinut puhelimessa vastata, voiko laskun maksaa verkkomaksuna, ennen kuin ystäväni kertoisi hänelle asiakasnumeron. Ja vielä kolmas tapahtuma parin päivän sisään samaiselle ystävälleni sattui postissa, jossa hän sai paketin Suomeen lähtemään kolmella allekirjoituksella, kahdella täytetyllä kaavakkeella ja Aussi ID:n esittämisen jälkeen. Kotimatkalla hän oli ihmetellyt, miten ei saanut tästä maasta töitä, kun yhden narun kiinnittämiseen yhteen tolppaan tarvittiin kaksi miestä...

    Samainen kaveri yritti saada supereita pois, koska on lähdössä maasta pysyvästi. Hänen kuulemma olisi pitänyt perua viisuminsa, myös puolisonsa viisumi, vaikka puoliso jää tänne tekemään projektinsa loppuun. Pienen väännön jälkeen viisumia ei tarvinnutkaan perua ja superit kuulemma voidaan maksaa hänelle. Mutta vasta sen jälkeen, kun hän on lähtenyt maasta. Ja superit voidaan maksaa vain Aussitilille, joka siis pitäisi sulkea ennen kuin lähtee maasta...

    VastaaPoista
  2. Hahhaa ja voi ei, kaveri joutui siis Asterixin byrokratiapyoraan :) Kuten sanottua, minun mielesta ohjeistuksen ja byrokratian ero on, etta ohjesaanto kertoo miten tehdaan ja byrokratia estaa tekemasta, koska ohjeet menevat ristiin. En tieda oliko vika noissa esimerkeissa yksittaisissa tyontekijoissa vai niissa ohjeissa, mutta turhauttavaa silti!

    VastaaPoista

Kiitos kommentistasi! Julkaisen sen heti tarkistuksen jälkeen!